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档案资料数字化加工指南 (试行)
馆藏档案数字化是建设数字档案馆的基础和前期工作,档案数字化系统,是组成数字档案馆的主要资源。为了实现数字资源的共享和统一利用,现有档案的数字化加工与处理势在必行,为了统一数字资源的加工操作规范,推动档案现代化和数字档案馆的建设,特制定本指南。
本指南适用于天津市各综合档案馆、各类专业档案馆及各委办局档案室的数字化工作,其它单位可参照执行。
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档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录,是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具**构庞大、下属单位较多且层次复杂,各下属单位分散等特点。对于集团企业,实现集中部署应用、分级管理,构建立体式企业数字档案馆,是集团企业数字档案管理解决之道。紫光利用当前进的标准规范、信息技术,推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。网络拓扑结构档案管理系统企业版支持集中式、分布式部署和存储,集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业,推荐使用集中式部署模式,即采用总部集中建设模式,基于企业内部网络,将档案信息资源集中存放在总部,如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理,在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用,档案数字化加工,形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。
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影像处理要以视觉清晰、页面完整为准,对图像页面出现偏斜及图像页面中出现影响图像质量的杂质进行校正和处理。
影像处理时,要保留文件编号与文件页码。特殊情况下,如扫描的照片不用进行影像处理。
影像处理的过程中切勿操之过急,为了确保影像确实处理成功了,要务必看到了处理后的效果。如果发现影像质量不符合要求,应重新对图像进行扫描(初次扫描的图像要保留)。影像处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。影像处理前的数据要保留。