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以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。

因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档 档案整理，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。

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扫描中的操作细节及要求如下：

1，扫描后的文件存储格式应为TIFF格式，分辨率为300DPI，以黑白扫描为主 惠州档案整理加工软件，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为“灰度”。

2，档案扫描的过程要把档案纸张放置整齐，避免扫描过程中出现卡纸或者扫描数据不完全显示的现象。发现档案漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描影像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3， 认真填写纸质档案《扫描登记表》（附件二），登记移交的档案数量、扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

4， 扫描过程中如有图纸或其它原因不能拆分的档案要用平台扫描仪进行扫描。（扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。）