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为完善法院档案管理规定,笔者建议采取以下措施予以完善:
1、重新厘清诉讼档案和行政文书的保管期限。建议刑事诉讼案件中,除危害罪罪名外,其他案件以刑期作为划分案件保管期限的依据;民事、经济、行政类档案,可以是否进入二审程序或审判监督程序作为确定案件保管期限长短的依据;相应调整诉讼档案保管期限,设为*、长期、短期,其中长期保管年限可调整为50--60年,短期保管年限可相应调整为15--20年。对法院行政文书档案的保管年限,可与国家档案局的相关规定接轨,即“文书的保管期限定为*、定期两种。定期一般分为30年、10年。”
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法院档案管理规定在一些领域尚属空白。例如:法院信息化建设对档案管理工作影响较大,国土档案数字化外包服务,各类审判管理软件目前被广泛运用到法院管理实践中,但没有规定统一的法院电子档案归档办法; 2013年实施的刑事诉讼法中规定了轻刑未成年人犯罪记录封存制度,但在档案管理工作中,档案室具体如何封存、诉讼档案保管年限如何确定等等,均不明确,这导致实践中各地做法不一。